BuitenEvents is een organisatiebureau voor vergaderbreaks, bedrijfsuitjes, teamevents en teambuilding activiteiten. Het organisatiebureau effectueert de wensen van haar opdrachtgevers door middel van inkoop bij derden. De diensten die BuitenEvents aan de genoemde partijen biedt bestaan uit het faciliteren van een online omgeving, persoonlijk organisatiebureau, advies, bemiddeling, planning, kwaliteitsbewaking en financiële afhandeling. BuitenEvents is een onderdeel van BuitenBusiness BV, gevestigd aan de Beatrixlaan 25, 7255 DB te Hengelo.
a. Buitenevent: (combinatie van) activiteit(-en) en/of locatie met bijbehorend horeca-arrangement die bij de organisator worden geboekt en waarmee de opdrachtgever invulling geeft aan een teamevent, bedrijfsuitje, teambuildingdag of heisessie.
b. Organisator: BuitenEvents, organisatiebureau voor events.
c. Opdrachtgever: een natuurlijke of rechtspersoon die voor zichzelf dan wel ten behoeve van derden een overeenkomst sluit met de organisator.
d. Deelnemer: een natuurlijke persoon die deelneemt dan wel zou deelnemen aan of gebruikmaakt van een door de organisator geleverde event.
e. Toeleveranciers: zelfstandige rechtspersonen, zoals instructeurs en locaties, waar de organisator diensten inkoopt ten behoeve van de opdrachtgever. Deze toeleveranciers behouden eigen verantwoordelijkheid bij het ten uitvoering brengen van hun dienstverlening.
f. Instructeur: een begeleider van een activiteit, vergaderbreak of event die als toeleverancier van de organisator zijn/haar diensten levert ten behoeve van de opdrachtgever.
g. Locatie: een accommodatie die als toeleverancier van de organisator haar binnen- en/of buitenruimtes met bijbehorende faciliteiten, horeca-arrangement en/of overnachtingsmogelijkheden aanbiedt ten behoeve van de opdrachtgever. Al naar gelang de wensen van de opdrachtgever kan de organisator ervoor kiezen als tussenpersoon op te treden voor het plaatsen van een boeking bij een locatie, of de organisator kan de opdrachtgever rechtstreeks in contact brengen met de accommodatie, waarna de opdrachtgever en de locatie de boeking voor de locatie onderling afhandelen.
h. Schriftelijk: per brief, per email of als respons op een digitaal acceptatieverzoek.
a. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle door de organisator uitgebrachte offertes en op elke overeenkomst die de organisator sluit met een opdrachtgever of toeleverancier.
b. De opdrachtgever aanvaardt de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden door het aangaan van een overeenkomst met de organisator, door het feitelijke deelnemen aan een event van de organisator of door het betalen of aanbetalen van de aan de overeenkomst verbonden verkoopprijs.
c. De organisator is te allen tijde gerechtigd bepalingen uit de voorwaarden van derden, met wie de organisator ter uitvoering van de overeenkomst met de opdrachtgever leveringsafspraken heeft gesloten, van toepassing te verklaren voor de opdrachtgever.
d. Wanneer een toeleverancier geen eigen algemene voorwaarden hanteert voor haar dienstverlening, aanvaardt deze de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden door het accepteren van definitief ingeplande boeking of door feitelijk levering van diensten.
e. In geval van strijdigheid tussen deze voorwaarden en andere voorwaarden zullen deze voorwaarden prevaleren.
f. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend bindend indien deze schriftelijk zijn bevestigd door de organisator.
a. De potentiële opdrachtgever heeft het recht om bij de organisator een datum in optie te plaatsen voor het leveren van een event.
b. Oriënterende gesprekken en uitgebrachte offertes zijn kosteloos en vrijblijvend, tenzij in overleg tussen de organisator en de potentiële opdrachtgever anders wordt bepaald.
c. Offertes en geplaatste opties bij de organisator hebben, te rekenen vanaf dagtekening, een geldigheid van 14 dagen, tenzij het tijdsbestek tussen de dagtekening en de geplande datum van het teamevent korter is dan 28 dagen. In dat geval is de vervalt de geldigheid van de offerte 14 dagen voor de geplande datum van het event.
d. De organisator is slechts gebonden aan een offerte indien de organisator de getekende overeenkomst schriftelijk heeft ontvangen van de opdrachtgever binnen de genoemde 14 dagen. Na deze 14 dagen behoudt de organisator zich het recht voor om de voor de uitvoering van de voor de offerte gereserveerde capaciteit aan te wenden voor een andere potentiële opdrachtgever.
e. Wanneer de organisator en de opdrachtgever overeenkomen de offerte geldig te laten blijven na het verlopen van de geldigheidsduur van 14 dagen, behoudt de organisator zich het recht voor om de in de offerte vermelde prijzen aan te passen aan een eventuele tussentijdse verandering in de gehanteerde verkoopprijzen. Tevens vervalt de aanspraak die de opdrachtgever kan maken op eventuele, in de tussentijd verlopen kortingen.
f. De organisator kan niet worden gehouden aan voorlichtingsmateriaal dat door derden is uitgegeven.
a. Alle prijzen die de organisator publiceert zijn exclusief 21 % resp. 9 % BTW, tenzij anders is vermeld.
b. Aan alle events is een minimum vereist aantal deelnemers verbonden. In overleg kan hiervan worden afgeweken, waarbij de organisator zich het recht voorbehoudt het geldende minimum aantal deelnemers in rekening te brengen.
c. Alle prijzen die de organisator publiceert zijn exclusief opstartkosten voor transport, materiaal en opbouw.
d. Alle prijzen die de organisator publiceert zijn onder voorbehoud van eventuele prijswijzigingen.
e. De organisator kan niet aan de in de offerte of overeenkomst vermelde prijzen gehouden worden indien de opdrachtgever redelijkerwijs kan begrijpen dat deze een kennelijke vergissing of verschrijving bevat zoals een bedrag dat per abuis niet is vermeld, een verkeerd vermeld bedrag of indien er een fout is gemaakt in een optelling.
a. De overeenkomst komt tot stand door het accorderen van de offerte door de opdrachtgever via de door organisator beschikbaar gestelde online omgeving.
b. Degene, zoals bijvoorbeeld een tussenpersoon, die namens een ander een overeenkomst aangaat met de organisator is aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit die overeenkomst voortvloeien.
c. Indien de opdrachtgever na totstandkoming van de overeenkomst wijzigingen of aanvullende wensen heeft zal de organisator zich daar waar mogelijk inspannen om daar invulling te geven, mits deze uiterlijk 14 dagen voor aanvang van het teamevent kenbaar worden gemaakt door de opdrachtgever.
d. Indien aan een wijziging extra kosten zijn verbonden zal de organisator de opdrachtgever daarvan verwittigen. Het staat de organisator vrij om een wijziging af te wijzen.
e. Het wijzigen van de overeengekomen datum van het event geldt, tenzij de organisator daarmee akkoord gaat, als een annulering.
f. De instructeur is gerechtigd een event ter plaatse aan te passen door omstandigheden die de veiligheid van deelnemers, dieren en/of materialen in gevaar kunnen brengen. Ook omstandigheden die ongemak voor deelnemers en/of dieren kunnen opleveren kunnen een aanpassing vergen. Denk aan een hevige onweersbui of een activiteit waaraan diverse deelnemers niet kunnen deelnemen door fysieke beperkingen zoals een zwangerschap, blessure of handicap.
g. In de artikel 5g genoemde omstandigheden zal de organisator een alternatief overleggen met de opdrachtgever. Indien dat overleg ter plaatse niet tijdig kan plaatsvinden is de instructeur gerechtigd een passend alternatief te overleggen met zijn groep deelnemers. Een aanpassing kan bijvoorbeeld zijn het verplaatsen naar een ander dagdeel, het verlengen van een pauze, waar mogelijk het wisselen van een buitenactiviteit naar een binnenactiviteit of het wisselen van een fysieke naar een minder fysieke activiteit.
a. Onder overmacht wordt verstaan: alle onvoorziene omstandigheden ten gevolge waarvan naleving van de overeenkomst redelijkerwijs niet meer van organisator kan worden gevergd, zoals ziekte, overlijden, extreme weersomstandigheden, schade door inbraak of vandalisme en/of belemmerende maatregelen van overheden.
b. De organisator is gerechtigd een event te annuleren in geval van overmacht. In overleg met de opdrachtgever kan indien mogelijk een alternatief worden gekozen of kan het event kosteloos verplaatst worden naar een andere datum.
c. Indien de opdrachtgever en de organisator geen overeenstemming vinden over een alternatief en/of een andere datum dan wordt het event kosteloos geannuleerd en worden reeds betaalde gelden door de organisator gecrediteerd en gerestitueerd.
a. Tot 14 dagen voor aanvang van het event mag tot 10% van het aantal deelnemers kosteloos geannuleerd worden.
b. Indien het resterende aantal deelnemers minder is dan het minimum aantal deelnemers voor de betreffende activiteit vindt geen (volledige) restitutie plaats.
c. De opdrachtgever kan de overeenkomst alleen schriftelijk annuleren. De datum van ontvangst geldt bij de organisator als annuleringsdatum.
d. Indien de opdrachtgever de overeenkomst annuleert is de opdrachtgever het hieronder vermelde percentage van de verkoopprijs verschuldigd aan de organisator:
- 50% bij annulering minder dan 30 dagen voor aanvang
- 75% bij annulering minder dan 21 dagen voor aanvang
- 100% bij annulering minder dan 14 dagen voor aanvang
e. Voor diensten die door derden worden geleverd ten behoeve van de opdrachtgever zijn de door hen opgegeven annuleringsvoorwaarden van toepassing wanneer deze afwijken van de annuleringsvoorwaarden van de organisator.
f. Artikel 7c en 7d zijn niet van toepassing indien de opdrachtgever volgens de wet of uit hoofde van de overeenkomst gerechtigd is tot annulering van de overeenkomst. Door de organisator worden in dat geval reeds betaalde gelden gecrediteerd en gerestitueerd. Kosten voor diensten van derden waarvoor de organisator ten behoeve van de opdrachtgever een overeenkomst heeft gesloten dienen wel door de opdrachtgever betaald te worden.
a. Na het accorderen van de offerte via de online omgeving ontvangt de opdrachtgever een factuur voor het event. Deze is gebaseerd op de in de offerte overeengekomen tarieven en is bijgesteld voor overeengekomen wijzigingen conform 5c en 5d en het definitieve aantal deelnemers conform 7a en 7b.
b. Deze factuur dient vóór aanvang van het event te zijn voldaan door de opdrachtgever.
c. Indien tijdige betaling van deze factuur uitblijft is de opdrachtgever in verzuim. De organisator heeft dan het recht om de overeenkomst te annuleren zonder hierbij aansprakelijk gesteld te kunnen worden voor eventuele gevolgschade van de opdrachtgever. Tussentijdse opzegging als hier bedoeld ontslaat de opdrachtgever niet uit zijn overeengekomen financiële verplichtingen.
d. De organisator behoudt zich het recht voor om onvoorziene kosten, zoals additionele consumpties, additionele deelnemers en additioneel verleende diensten door de instructeur en/of de locatie middels een nacalculatie-factuur in rekening te brengen.
e. Indien de opdrachtgever niet betaalt binnen de overeengekomen termijn kan de organisator de opdrachtgever € 25,- administratiekosten per herinnering in rekening brengen.
f. Indien de opdrachtgever niet betaalt binnen een overeengekomen termijn kan de organisator de opdrachtgever buitengerechtelijke incassokosten conform de Wet normering BIK in rekening brengen bij het versturen van een derde schriftelijke herinnering of sommatie tot betaling. Na het versturen van een sommatie zijn alle kosten die daaruit voortvloeien ook voor de opdrachtgever.
a. Om blessures en ongelukken te voorkomen dient de deelnemer elke relevante fysieke beperking of kwetsbaarheid zoals een zwakte, een beperkte conditie, herstel na een operatie, zwangerschap, ziekte etc. voorafgaand aan een activiteit te melden aan de betrokken instructeur, zodat deze daar rekening mee kan houden en tijdig kan waarschuwen voor mogelijke gevaren. De deelnemer is ook na een advies van de instructeur zelf verantwoordelijk voor de inschatting of hij of zij aan een activiteit kan deelnemen.
b. De deelnemer dient alle veiligheidsinstructies en aanwijzingen van de instructeur in acht te nemen en is zelf aansprakelijk voor roekeloos gedrag of overschatting van eigen kracht en vermogen.
c. De deelnemer die voorafgaand aan een activiteit drugs heeft gebruikt en/of alcohol heeft gedronken en naar inschatting van de instructeur een gevaar kan vormen voor de eigen veiligheid of die van een ander kan uitgesloten worden van deelname waarbij de verplichting tot betaling blijft bestaan.
d. De deelnemer is verplicht om een al dan niet door hem of haar zelf veroorzaakt gebrek aan materiaal direct te melden aan de instructeur of organisator zodat dit materiaal vervangen of gerepareerd kan worden en geen mogelijk gevaar voor anderen meer kan opleveren.
e. De deelnemer is zelf aansprakelijk voor een toereikende persoonlijke uitrusting zoals deugdelijk schoeisel en kleding die passend is bij de weeromstandigheden tijdens het event. Ook gevaren die het dragen van sierraden en piercings kunnen vormen zijn voor het eigen risico van de deelnemer.
f. De opdrachtgever is tegenover de organisator aansprakelijk voor schade zoals vernieling of enig ander nadeel dat wordt veroorzaakt door het doen of nalaten van een deelnemer of toegelaten derden.
g. Deelnemers aan activiteiten met de E-Chopper, Fatmax of E-step dienen minimaal 16 jaar oud te zijn en in bezit te zijn van een geldig brommercertificaat en/of rijbewijs B. Vanaf 1 januari 2023 is er een helmplicht voor voertuigen met een blauw kenteken. Het is ten strengste verboden om, de scooter zwaarder te belasten dan 150 kg.
h. De huur van E-Chopper, Fatmax en E-step zijn inclusief een aansprakelijkheidsverzekering voor derden. Dit is ter bescherming van de deelnemer, indien als gevolg van een ongeval door een derde een claim gelegd wordt. Het eigen risico voor de opdrachtgever bedraagt € 250,- per gebeurtenis. De opdrachtgever is aansprakelijk voor schade ten gevolge van diefstal alsmede overige schade, hoe ook genaamd en hoe ook veroorzaakt, aan de gehuurde E-Chopper, Fatmax en/of E-step toegebracht of ontstaan, ongeacht of deze gevolg is van schuld van de deelnemer of van derden. De organisator zal de hieruit voortvloeiende kosten van herstel alsmede de kosten van vervanging, waaronder die van beschadigde onderdelen, voldoen aan BuitenEvents. Maximale te claimen bedrag door de organisator aan opdrachtgever is € 750,- Voor overtredingen van de verkeersregels, het overschrijden van de snelheidslimiet, het rijden door verboden gebied of onder invloed van alcohol/drugs is de opdrachtgever volledig aansprakelijk. Alle bekeuringen dienen door de opdrachtgever aangemeld en betaald te worden. Onbetaalde bekeuringen betekent administratiekosten en een eventuele verhogingen.
i. Deelnemers onder 18 jaar oud mogen conform de Wapenwet niet deelnemen aan activiteiten waarbij gebruik wordt gemaakt van een geweer, degen/floret of pijl en boog.
j. Instructeurs en locaties beschikken over benodigde vergunningen en over een aansprakelijkheidsverzekering die specifiek van toepassing is en afgestemd is op de door hen verleende diensten.
k. De instructeur is verantwoordelijk voor deugdelijk en goed onderhouden materiaal dat wordt gebruikt bij de activiteiten. De instructeur is slechts aansprakelijk voor schade die het gevolg is van een gebrek in de door hem geboden faciliteiten indien dit gebrek aan de instructeur kan worden toegerekend.
l. Behoudens in geval van opzet of grove schuld van de organisator, de instructeur of de locatie, is de organisator niet aansprakelijk voor enige vorm van schade of gevolgschade die de opdrachtgever en/of deelnemer lijdt als gevolg van ongevallen die gebeuren tijdens een event, tenzij uitsluiting van aansprakelijkheid wettelijk niet geoorloofd is.
m. In geen geval is de organisator gehouden een hoger bedrag aan schadevergoeding te betalen dan de factuurwaarde van de boeking of het door de verzekeraar van de toeleverancier of de organisator ter zake uitbetaalde bedrag.
n. De in dit artikel opgenomen uitsluitingen en/of beperkingen van aansprakelijkheid gelden ook ten behoeve van werknemers en andere vertegenwoordigers van de organisator en betrokken toeleveranciers, etc. tenzij de wet dit uitsluit.
a. Indien een tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst wordt geconstateerd dient de opdrachtgever deze zo spoedig mogelijk te melden bij de organisator, de betrokken instructeur of de locatie, zodat deze liefst ter plaatse een passende oplossing kan bieden.
b. Indien de klacht ter plaatse niet naar tevredenheid behandeld is of behandeld kon worden, kan deze uiterlijk binnen 14 dagen na afloop van het event schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend bij de organisator.
c. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de factuur niet op.
a. Uiterlijk 14 dagen voor aanvang van het event ontvangt de organisator de definitieve gegevens omtrent de locatie, het te hanteren tijdschema en de opgave van het aantal deelnemers. Bij gebreke daarvan zal de geaccordeerde offerte voor partijen bindend zijn. Daarbij kan slechts worden afgeweken indien een en ander redelijkerwijs door de organisator valt te organiseren en onder de verplichting de daaruit voor de organisator voortvloeiende extra kosten te vergoeden.
b. De organisator behoudt zich het recht voor op ieder moment zonder opzegtermijn de overeenkomst met de opdrachtgever tussentijds te beëindigen wanneer bij herhaling en ondanks waarschuwing de opdrachtgever de door de organisator te stellen huisregels overtreedt, dan wel zich anderszins zodanig gedraagt dat naar het redelijk oordeel van de organisator de orde en rust in het bedrijf daardoor wordt verstoord of kan worden verstoord. Tussentijdse opzegging als hier bedoeld ontslaat de opdrachtgever niet uit zijn overeengekomen financiële verplichtingen.
c. Op elke overeenkomst tussen de opdrachtgever en de organisator is het Nederlands recht van toepassing.
Deze Algemene Voorwaarden zijn voor het laatst gewijzigd op 14 juli 2023.
