Privacy Statement | BuitenEvents

Onze bedrijfsgegevens

‍

In dit Privacy Statement leggen wij graag uit welke persoonsgegevens BuitenEvents van jou verzamelt via onze contacten met jou en via onze diensten en producten, op welke wijze wij dat doen, waarvoor wij de persoonsgegevens gebruiken, hoe lang wij persoonsgegevens bewaren, hoe je de door ons bewaarde persoonsgegevens kunt inzien en kunt aanpassen, hoe jouw persoonsgegevens bij ons zijn beveiligd en welke cookies wij gebruiken.
BuitenEvents is een handelsnaam van:
BuitenBusiness BV
Beatrixlaan 25
7255 DB Hengelo GLD
Tel. 0575-470258
KvK 66368243

Vragen of klachten?

Bij vragen over dit Privacy Reglement (inclusief het Cookiebeleid) van BuitenEvents inclusief eventuele klachten of vragen over (de uitoefening van) je rechten, kun je contact met ons opnemen per post, telefoon of per e-mail: info@buitenbusiness.nl. We doen er natuurlijk in redelijkheid alles aan om er samen met jou uit te komen.

Hoe ontvangen / verzamelen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden met ons gedeeld door medewerkers, (mogelijke) klanten, leveranciers of als je contact met ons hebt. Gebruikers van onze websites, e-mails, films en video’s en andere digitale communicatiekanalen geven een aantal persoonsgegevens rechtstreeks aan ons door.
Persoonsgegevens worden verzameld via bezoek aan onze websites www.buitenbusiness.nl en/of www.voorlocaties.nl en/of www.buitenevents.nl (hierna: “de Websites”) door persoonsgegevens in te vullen of achter te laten op één van onze Websites, door persoonsgegevens in te vullen of achter te laten op één van onze vestigingen of bij aanmelding voor gebruik van onze dienstverlening.

Persoonsgegevens worden door ons ook verkregen door bijvoorbeeld een BuitenEvents en/of BuitenBusiness (gebruiker of locatie-) account aan te maken, door aanmelding voor een vergaderlocatie of activiteit (schriftelijk of via de Websites), door toestemming (opt-in) voor marketing- of recruitmentactiviteiten of door bereid te zijn in ons klantenbestand te worden opgenomen.

Een ander deel van de gegevens verkrijgen we door het gebruik van technologieën zoals cookies en het ontvangen van foutrapporten of gebruiksgegevens van software op uw apparaat. Ook door overeenkomsten aan te gaan of door andere zakelijke activiteiten verkrijgen wij persoonsgegevens. Dit kunnen commerciële overeenkomsten voor producten of diensten zijn maar ook bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten of abonnementen.

Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt?

Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens:

naam en adres
geboortedatum en – plaats
telefoonnummer
e-mailadres
IP-adres
bankrekeningnummer

Verwerkingsdoelen: waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens om:

een boekingsaanvraag door te kunnen sturen
een boekingsaanvragen te kunnen beantwoorden
je een product of dienst aan te kunnen bieden
een overeenkomst met je aan te gaan en uit te voeren
onze bedrijfsvoering te verbeteren
bij te houden hoe en wanneer wij contact met je hebben
recruitment
onze producten en diensten te verbeteren
activiteiten aan te bieden

Ten aanzien van onze activiteiten (https://www.buitenevents.nl):
Voorafgaand aan een activiteit vragen wij bezoekers om toestemming voor het maken van foto’s, video- en/of geluidsopnamen. Deze opnames worden bewaard en mogen ook worden gebruikt voor interne/externe communicatie doeleinden van BuitenEvents, met behulp van online en offline middelen, zowel voor commerciële doeleinden als recruitment. Bezoekers en deelnemers aan dergelijke activiteiten kunnen voorafgaand aan het evenement ook laten weten dat zij niet herkenbaar op foto’s, video- en/of geluidsopnamen van het evenement wensen voor te komen. Zij ontvangen dan een BuitenEvents-sticker die zij op hun kleding kunnen plakken. Bij de verwerking van het materiaal houden wij rekening met hun bezwaren.

Hoe worden persoonsgegevens bij ons bewaard?

Persoonsgegevens worden door BuitenBusiness onder andere opgeslagen in de volgende databases:

Moneybird
Stripe
VoorLocaties CMS
MailChimp
Xano
Verzel

Deze lijst met de belangrijkste databases is gebaseerd op de situatie ten tijde van het opstellen van dit Privacy Statement en kan tussentijds wijzigen.

Met wie kunnen jouw persoonsgegevens worden gedeeld?

Persoonsgegevens worden doorgegeven aan BuitenBusiness gelieerde ondernemingen Facebook, Google, Twitter, LinkedIn, Pinterest, Instagram, YouTube en WordPress, opdrachtgevers, locaties, leveranciers of onderaannemers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties.

Grondslag voor de verstrekking van persoonsgegevens

Wij mogen persoonsgegevens gebruiken als er sprake is van een situatie die in de wet is geregeld. De wet geeft een aantal situaties aan. Welke situatie van toepassing is, hangt af van de gegevens die wij gebruiken. En waarvoor wij die gebruiken. Er moet altijd sprake zijn van tenminste 1 van deze situaties.

Het gebruik van de gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. Dat kan een overeenkomst zijn tussen jou en ons of om op jouw verzoek iets te kunnen doen om een overeenkomst te kunnen sluiten
Er is toestemming voor het gebruiken van de gegevens. Wij hebben je dan uitdrukkelijk om toestemming gevraagd.
Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te gebruiken, hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn als wij gegevens door moeten geven aan de Belastingdienst
Het gebruik van de gegevens is noodzakelijk om vitale belangen te beschermen. Een vitaal belang is aan de orde als het over een belang gaat dat essentieel is voor iemands leven of gezondheid en wij die persoon niet om toestemming kunnen vragen.
Het gebruik van de gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Dit is het geval als het gebruik noodzakelijk is om onze bedrijfsactiviteiten te verrichten. We kunnen hier geen beroep op doen als jouw belangen zwaarder wegen. Voorbeelden van gerechtvaardigde belangen zijn:
Administratieve doelen (bijv. personeelsadministratie);
IT doelen (bijv. beveiliging);
Marketing;
Managementinformatie;
Product en dienstontwikkeling

BuitenBusiness heeft in haar verwerkingsregister de van toepassing zijnde grondslag(en) toegevoegd.

BuitenBusiness hanteert de volgende uitingen als het verstrekken van toestemming:

overhandigen visitekaartje gedurende een activiteit;
verzoek tot informatie;
aanmaak van een account;
offerte aanvraag;
boeking;
uitvoering van een opdracht;
aanmelden voor de nieuwsbrief
toestemming voor gebruik van gegevens per email.

Verwerking van persoonsgegevens

We sluiten met verwerkers van persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst. Deze verwerkersovereenkomsten leggen we vast in ons verwerkingsregister.

Verwerkingsregister

In het verwerkingsregister heeft BuitenBusiness opgenomen welke persoonsgegevens we gebruiken, voor welke doelen, waar wij de gegevens opslaan en met wie wij de gegevens eventueel delen. In het verwerkingsregister zijn de volgende zaken opgenomen:

de naam en contactgegevens van de verantwoordelijke;
de doeleinden waarvoor gegevens worden verwerkt;
de categorieën gegevens (zoals NAW-gegevens, contactgegevens, betaalgegevens);
de categorieën betrokkenen (bijvoorbeeld: klanten, websitebezoekers, werknemers);
de categorieën ontvangers (aan wie worden de gegevens verstrekt?);
informatie over eventuele doorgifte van gegevens naar landen buiten de EU;
de bewaartermijnen van de gegevens;
de manieren waarop gegevens zijn beveiligd (bijvoorbeeld: encryptie, toegangscontrole, pseudonimisering).

Rechten van betrokkenen

Je hebt de volgende (wettelijke) rechten om:

je gegevens bij ons op te vragen.
je gegevens te laten veranderen als die niet kloppen.
je gegevens te laten verwijderen.
Bedenk wel dat wij je gegevens niet altijd kunnen verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij je gegevens nog nodig hebben, of om ons aan een wet te houden.
bezwaar te maken tegen bepaald gebruik van je gegevens.
Als je bijvoorbeeld geen e-mails met aanbiedingen meer van ons wilt ontvangen. In onze e-mails staat een link waarmee je je kunt afmelden. Je mag ook bellen. In andere gevallen geef je duidelijk aan waarom je bezwaar maakt zodat wij dit kunnen beoordelen.
je toestemming te stoppen.
Heb je ons toestemming gegeven om je gegevens te gebruiken? Je mag je toestemming altijd weer intrekken. Wij gebruiken je gegevens vanaf dat moment niet meer.
je gegevens over te dragen.
Overdragen kan aan een andere partij of aan jezelf.
het gebruik van je gegevens tijdelijk te beperken.

Bewaartermijnen

Wij bewaren je gegevens zolang wij die nodig hebben. Of zolang verplicht is voor de wet. Daarna verwijderen wij je gegevens of maken wij je gegevens anoniem. Als wij je gegevens anoniem maken dan verwijderen wij alle gegevens die naar jou verwijzen. De gegevens kunnen niet meer aan jou gekoppeld worden. De anonieme gegevens helpen ons een beter beeld te krijgen van onze producten en diensten.

Doorgeven van persoonsgegevens buiten Nederland

Wij geven in beginsel geen persoonsgegevens door buiten Nederland. Mochten we toch persoonsgegevens buiten Nederland doorgeven, zullen we dat alleen doen, voor zover dit wettelijk is toegestaan. Dat betekent bijvoorbeeld dat verwerkers van onze persoonsgegevens buiten de Europese Unie gevraagd wordt om zogenaamde “Standard/Model Contractual Clauses” op te stellen. Daarbij vragen wij aan onze verwerkers om de persoonsgegevens die zij voor ons verwerken, op servers te bewaren, die zijn gelegen binnen de Europese Unie.

Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Ook de Websites zijn goed beveiligd. Naast technische bescherming is natuurlijk ook de mens een belangrijke schakel. Daarom hebben onze werknemers een geheimhoudingsclausule in hun contract. Daarnaast investeren we in het bewustzijn van onze medewerkers op het gebied van informatiebeveiliging en data privacy.

Cookies

BuitenEvents maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestanden die de aanbieder van een website op de apparatuur (bijv. computer, tablet of telefoon) van een bezoeker plaatst. Hierdoor herkennen wij u (uw computer) bij een volgend bezoek. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de gebruiker. BuitenEvents heeft een Cookiebeleid welke is te raadplegen op www.buitenevents.nl/cookiebeleid.

‍
Toepasselijke wetten en regels voor het gebruik van cookies
Voor het gebruik van cookies gelden wettelijke regels. De hoofdregels voor het plaatsen van cookies staan in de Telecommunicatiewet (Tw). Op basis van de Tw moet de aanbieder van een website zijn bezoekers informeren over het plaatsen en/of uitlezen van cookies op hun apparaat. Vervolgens moet de aanbieder van een website de gebruikers daarvoor in veel gevallen om toestemming vragen.

BuitenEvents gebruikt functionele en analytische cookies
Er zijn uitzonderingen op het toestemmingsvereiste. Bijvoorbeeld als de website zonder cookies niet goed functioneert doordat bijvoorbeeld inloggen dan niet mogelijk is of winkelwagentjes of taalkeuzes niet werken (functionele cookies). Voor analytische cookies waarbij beter inzicht wordt verkregen in het functioneren van de Websites is ook geen toestemming nodig.

BuitenEvents gebruikt geen tracking cookies
BuitenEvents gebruikt geen tracking cookies ten tijde van het opmaken van dit Privacy Statement. Indien en voor zover dit in de toekomst zou veranderen wordt de gebruiker om expliciete toestemming gevraagd.

Aanpassing van Privacy Statement

BuitenEvents kan dit Privacy Statement van tijd tot tijd aanpassen. Op de Websites kan via de hyperlink “Privacy Statement” altijd de meest recente versie worden ingezien. Indien en voor zover je persoonsgegevens aan BuitenBusiness en/of BuitenEvents verstrekt, adviseren wij om de inhoud van dit Privacy Statement met enige regelmaat te controleren.

Versie: juli 2023